En muchas empresas, la memoria contable se percibe como un documento secundario dentro de las cuentas anuales, elaborado al final del ejercicio con un enfoque meramente formal. Sin embargo, esta visión simplificada ignora el verdadero papel que la memoria desempeña en la información financiera de la empresa y en la interpretación correcta de sus estados contables.
El problema surge cuando la memoria contable se limita a reproducir textos estándar o a cumplir mínimos legales, sin explicar de forma clara los criterios contables aplicados, los riesgos relevantes o las circunstancias que condicionan las cifras del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. En estos casos, los estados financieros pueden resultar incompletos o difíciles de interpretar, tanto para terceros como para los propios responsables financieros.
Desde la perspectiva de la gestión, una memoria contable poco rigurosa tiene consecuencias directas: dificulta el análisis financiero, reduce la transparencia frente a socios, entidades financieras o auditores y aumenta el riesgo de inconsistencias en procesos de revisión o inspección. Además, priva a la empresa de una herramienta clave para contextualizar su situación económica y financiera.
Este artículo aborda la memoria contable desde un enfoque técnico y práctico, analizando qué es, qué función cumple dentro de las cuentas anuales y cómo debe elaborarse para que aporte valor real. El objetivo es ofrecer un criterio claro que permita entender la memoria contable no como un mero requisito formal, sino como una pieza esencial para la calidad y fiabilidad de la información financiera empresarial.
¿Qué es la memoria contable?
La memoria contable es el documento que complementa, amplía y explica la información contenida en los estados financieros que forman las cuentas anuales de una empresa.
Su función principal es aportar información cualitativa y cuantitativa adicional que no puede recogerse de forma completa únicamente en el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias u otros estados contables.
Desde el punto de vista técnico, la memoria forma parte inseparable de las cuentas anuales, junto con:
📌 El balance de situación
📌 La cuenta de pérdidas y ganancias
📌 El estado de cambios en el patrimonio neto (cuando procede)
📌 El estado de flujos de efectivo (cuando procede)
Sin la memoria, las cuentas anuales quedan incompletas, ya que los estados numéricos por sí solos no permiten comprender adecuadamente la realidad económica y financiera de la empresa.
La memoria contable no es un documento narrativo genérico ni un informe interpretativo libre. Su contenido está estructurado en notas explicativas que desarrollan aspectos concretos de las cuentas anuales, como los criterios contables aplicados, la composición de determinadas partidas, los riesgos relevantes o los compromisos existentes.
Para el responsable financiero, esta definición tiene una implicación clave: la memoria contable no sustituye a los estados financieros ni los repite, sino que los contextualiza. Su finalidad es permitir que cualquier usuario de la información contable, interno o externo, pueda entender correctamente qué hay detrás de las cifras y cómo se han elaborado.
En términos prácticos, la memoria contable es el instrumento que conecta los números con la realidad económica de la empresa, garantizando que la información financiera se interprete de forma correcta, coherente y conforme a los principios contables aplicables.
Por qué es importante la memoria contable
La importancia de la memoria contable no reside en cumplir una obligación formal, sino en su capacidad para dar sentido a las cifras que aparecen en los estados financieros. Balance y cuenta de pérdidas y ganancias muestran datos numéricos, pero no explican por sí mismos cómo se han obtenido ni qué circunstancias los condicionan.
Desde un punto de vista financiero, la memoria contable cumple una función esencial: completar la información necesaria para interpretar correctamente la situación económica y financiera de la empresa. Sin ella, resulta difícil valorar aspectos clave como la política de amortizaciones, los criterios de valoración aplicados, la existencia de riesgos relevantes o el impacto de determinadas decisiones contables.
Para un CFO o responsable de administración, esta información es crítica porque:
📌 Permite entender la calidad y consistencia de los resultados
📌 Facilita el análisis financiero y la comparación entre ejercicios
📌 Aporta transparencia frente a socios, entidades financieras y auditores
📌 Reduce la incertidumbre en procesos de revisión o due diligence
La memoria contable también juega un papel relevante en la gestión del riesgo. Determinadas contingencias, compromisos o incertidumbres no siempre se reflejan de forma explícita en las cifras, pero sí deben explicarse en la memoria. Omitir esta información puede dar lugar a interpretaciones incompletas o erróneas de la situación de la empresa.
Además, desde una perspectiva de control interno, una memoria bien elaborada actúa como elemento de coherencia entre los distintos estados financieros. Incongruencias entre cifras y explicaciones suelen ser uno de los primeros indicadores de problemas en los procesos contables.
En definitiva, la memoria contable es clave porque transforma la contabilidad en información útil para la toma de decisiones, tanto internas como externas. No se trata de añadir volumen de texto, sino de aportar claridad, contexto y fiabilidad a los datos financieros que representan la realidad de la empresa.
Marco técnico y normativo de la memoria contable
La memoria contable forma parte de un marco normativo definido, que determina tanto su obligatoriedad como su función dentro de las cuentas anuales. Entender este marco permite saber por qué existe la memoria y qué papel cumple en la información financiera.
Norma contable de referencia
📘 El Plan General de Contabilidad (RD 1514/2007) establece que la memoria forma parte de las cuentas anuales
📘 Su finalidad es completar y ampliar la información de los estados financieros
📘 Las cuentas anuales deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados
Marco mercantil aplicable
⚖️ El Código de Comercio obliga a formular cuentas anuales
⚖️ La Ley de Sociedades de Capital regula su aprobación y depósito
⚖️ La memoria se formula, aprueba y deposita junto al resto de documentos
Modelos de cuentas anuales y alcance de la memoria
📑 Existen distintos modelos:
-Modelo normal
-Modelo abreviado
-Modelo PYMES
📑 El contenido de la memoria varía según el modelo aplicable
📑 En todos los casos debe ser coherente y suficiente para entender las cuentas
Implicaciones prácticas para el responsable financiero
🎯 La memoria contable no es un anexo opcional, sino parte de las cuentas
🎯 Su contenido está regulado, no es arbitrario
🎯 Una memoria deficiente puede cuestionar la calidad global de las cuentas anuales
📌 Clave técnica: La memoria contable existe para garantizar la imagen fiel cuando los estados financieros, por sí solos, no aportan toda la información necesaria.
Su función no es interpretar resultados, sino explicar cómo se han construido.
¿Qué debe contener la memoria contable?
La memoria contable se estructura en notas explicativas cuyo objetivo es ampliar y aclarar la información incluida en los estados financieros. Su contenido no es arbitrario: viene determinado por el Plan General de Contabilidad y varía en función del modelo de cuentas anuales que aplique la empresa (normal, abreviado o PYMES).
Aunque el nivel de detalle puede cambiar, existen bloques de información esenciales que permiten comprender correctamente la situación económica y financiera de la empresa.
Información general sobre la empresa
La memoria debe comenzar identificando el contexto en el que se desarrollan las cuentas anuales:
📌 Actividad principal de la empresa
📌 Fecha de cierre del ejercicio
📌 Marco normativo aplicado
📌 Comparabilidad de la información con ejercicios anteriores
Este apartado sitúa al lector y es clave para interpretar correctamente el resto de la información.
Normas de registro y valoración
Uno de los bloques más relevantes de la memoria contable es el que explica cómo se han contabilizado las operaciones:
📌 Criterios de amortización
📌 Valoración de activos y pasivos
📌 Tratamiento de ingresos y gastos
📌 Criterios aplicados a provisiones y deterioros
Aquí no se trata de reproducir el PGC, sino de explicar qué opciones se han utilizado cuando existen alternativas contables válidas.
Información sobre partidas relevantes del balance y la cuenta de resultados
La memoria debe desglosar y aclarar aquellas partidas que, por su naturaleza o importe, resultan significativas:
📌 Inmovilizado material e intangible
📌 Activos y pasivos financieros
📌 Existencias
📌 Fondos propios
📌 Deudas y compromisos financieros
Este detalle permite entender la composición real de las cifras agregadas que aparecen en los estados financieros.
Riesgos, compromisos y contingencias
No toda la información relevante se refleja directamente en cifras. La memoria debe recoger:
📌 Compromisos contractuales relevantes
📌 Contingencias existentes
📌 Hechos que puedan afectar a ejercicios futuros
Este apartado es especialmente importante para evaluar el riesgo financiero de la empresa.
Otra información relevante
En función del tamaño y características de la empresa, la memoria puede incluir información adicional, como:
📌 Operaciones con partes vinculadas
📌 Retribuciones a administradores
📌 Hechos posteriores al cierre
Para el responsable financiero, este conjunto de contenidos cumple una función clara: convertir las cuentas anuales en información comprensible, completa y coherente. Una memoria que omite información clave o que no explica adecuadamente los criterios aplicados debilita la calidad del conjunto de las cuentas, incluso aunque las cifras sean correctas.
¿Cuándo se formula y se presenta la memoria contable?
La memoria contable se elabora y presenta como parte del proceso de formulación de las cuentas anuales, siguiendo los plazos y procedimientos establecidos por la normativa mercantil. No es un documento independiente ni posterior, sino que forma parte del mismo ciclo contable y societario.
Formulación de las cuentas anuales
Con carácter general, las cuentas anuales, incluida la memoria contable, deben ser formuladas por los administradores de la sociedad en el plazo máximo de tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio. En una empresa cuyo ejercicio social coincide con el año natural, esto implica que la formulación debe realizarse antes del 31 de marzo del ejercicio siguiente.
La memoria debe estar completamente elaborada en este momento, ya que forma parte del conjunto de documentos que los administradores firman y asumen como fiel reflejo de la situación de la empresa.
Aprobación por el órgano competente
Una vez formuladas, las cuentas anuales se someten a la aprobación de la junta general, que debe celebrarse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. La memoria contable que se presenta a la junta debe ser la misma que acompaña al resto de los estados financieros, sin modificaciones posteriores que alteren su coherencia.
Depósito en el Registro Mercantil
Tras la aprobación, las cuentas anuales, incluida la memoria, deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Este depósito convierte la memoria contable en un documento público, accesible a terceros, lo que refuerza su importancia desde el punto de vista de la transparencia y la responsabilidad.
Implicaciones para el responsable financiero
Para el responsable financiero o de administración, estos plazos tienen una implicación práctica clara: la memoria contable no puede improvisarse al final del proceso. Su elaboración debe ir en paralelo al cierre contable, ya que depende directamente de los criterios aplicados y de la información que se va consolidando durante el ejercicio.
Una memoria preparada con antelación facilita el cierre, reduce ajustes de última hora y disminuye el riesgo de incoherencias entre cifras y explicaciones. Además, permite afrontar con mayor seguridad procesos de auditoría, revisión o análisis externo de las cuentas.
Problemas habituales al elaborar la memoria contable (y cómo evitarlos)
La mayoría de los errores en la memoria contable no se producen por desconocimiento de la norma, sino por fallos en los procesos contables y en el enfoque del documento. Identificarlos de forma estructurada ayuda a prevenir riesgos y a mejorar la calidad de la información financiera.
Usar la memoria como un texto estándar sin adaptación al ejercicio
Problema: La memoria se elabora copiando el contenido del ejercicio anterior, sin revisar si han cambiado las circunstancias, las operaciones o los criterios contables aplicados.
Consecuencia
❌ La memoria no refleja la realidad económica del ejercicio
❌ Se explican criterios que no coinciden con los aplicados
❌ Se pierde coherencia con los estados financieros
Enfoque correcto
✔ Revisar la memoria cada ejercicio como un documento vivo
✔ Ajustar explicaciones a operaciones relevantes del año
✔ Verificar que los criterios descritos coinciden con la contabilidad real
Incoherencias entre la memoria y los estados financieros
Problema: Los importes o desgloses incluidos en la memoria no cuadran con las cifras del balance o la cuenta de pérdidas y ganancias.
Consecuencia
❌ Dudas sobre la fiabilidad de las cuentas anuales
❌ Observaciones en auditoría
❌ Incremento del riesgo de requerimientos o revisiones externas
Enfoque correcto
✔ Comprobar que todos los desgloses concilian con las cifras contables
✔ Revisar la memoria tras el cierre definitivo
✔ Tratar la memoria como parte del cierre, no como un añadido posterior
Falta de explicación de partidas relevantes o sensibles
Problema: La memoria omite o explica de forma genérica partidas como provisiones, deterioros, deudas financieras o contingencias.
Consecuencia
❌ Información incompleta para socios, bancos o terceros
❌ Dificultad para evaluar riesgos financieros
❌ Pérdida de transparencia en la información contable
Enfoque correcto
✔ Identificar partidas significativas por importe o naturaleza
✔ Explicar criterios, evolución y riesgos asociados
✔ Aportar contexto, no solo cifras
Escasa trazabilidad de los criterios contables aplicados
Problema
No queda claro cómo se han aplicado determinadas opciones contables cuando existen alternativas válidas según el PGC.
Consecuencia
❌ Dificultad para justificar decisiones contables
❌ Riesgo en auditorías o revisiones
❌ Falta de continuidad y consistencia entre ejercicios
Enfoque correcto
✔ Documentar claramente los criterios elegidos
✔ Mantener consistencia salvo causa justificada
✔ Explicar cambios y su impacto cuando se producen
Clave para el responsable financiero: Una memoria contable con estos problemas no suele generar sanciones directas, pero sí tiene un efecto acumulativo:
reduce la calidad de la información financiera, aumenta el riesgo de cuestionamiento y debilita la credibilidad de las cuentas anuales.
👉 Tratar la memoria contable como una pieza estratégica del sistema de información financiera, y no como un trámite final, es la mejor forma de evitar estos errores.
Ejemplo práctico: cómo se refleja la información en una memoria contable
Contexto de la empresa: Empresa dedicada a la fabricación y venta de componentes, con cierre de ejercicio a 31 de diciembre. Durante el ejercicio ha realizado inversiones en inmovilizado y ha formalizado financiación bancaria a largo plazo.
Normas de registro y valoración: En la memoria, la empresa no se limita a mencionar el PGC, sino que explica los criterios aplicados:
📌 El inmovilizado material se amortiza por el método lineal según su vida útil estimada
📌 Las amortizaciones se calculan desde la puesta en condiciones de funcionamiento
📌 No se han producido cambios en los criterios contables respecto al ejercicio anterior
Inmovilizado material: La memoria desglosa una cifra agregada del balance:
📊 Coste de adquisición del inmovilizado
📉 Amortización acumulada
🏗️ Inversiones realizadas durante el ejercicio
Este desglose permite interpretar correctamente el valor neto reflejado en el balance.
Deudas financieras: La empresa explica la composición de su deuda:
💶 Préstamos a largo plazo con entidades de crédito
⏳ Parte a corto plazo de la deuda
📈 Tipo de interés aplicado y vencimientos relevantes
Riesgos y compromisos: La memoria recoge información que no se deduce directamente de las cifras:
⚠️ Compromisos derivados de contratos financieros
📑 Existencia o no de litigios relevantes
🔍 Ausencia de contingencias significativas a la fecha de cierre
Cómo la memoria contable contribuye a la gestión financiera
La memoria contable no solo completa las cuentas anuales desde un punto de vista formal, sino que aporta información clave para la gestión financiera y el análisis económico de la empresa. Su valor reside en explicar el contexto y los criterios que hay detrás de las cifras contables.
Aporta contexto al análisis financiero
La memoria permite interpretar correctamente los estados financieros al explicar:
📊 Los criterios de valoración aplicados
📘 Las políticas contables utilizadas
🔍 Los cambios relevantes respecto a ejercicios anteriores
Gracias a esta información, ratios financieros y comparativas interanuales pueden analizarse con mayor precisión.
Mejora la calidad del reporting interno y externo
La información contenida en la memoria contribuye a:
📑 Elaborar informes financieros más completos
🤝 Facilitar la comunicación con socios, bancos y auditores
🧾 Reducir dudas sobre la composición de determinadas partidas
Esto refuerza la transparencia y la credibilidad de la información financiera.
Apoya la planificación financiera y la toma de decisiones
Determinados elementos clave para la planificación no siempre se reflejan directamente en cifras, pero sí en la memoria:
⚠️ Riesgos y contingencias
📅 Compromisos futuros
💶 Condiciones de la deuda financiera
Esta información es especialmente útil para anticipar necesidades de liquidez y evaluar escenarios futuros.
Refuerza la coherencia del sistema de información financiera
Una memoria bien elaborada actúa como elemento de conexión entre:
🔗 Contabilidad
🔗 Análisis financiero
🔗 Gestión y planificación
Esto ayuda a que la información utilizada para la toma de decisiones sea consistente, trazable y alineada con la realidad económica de la empresa.
GS Gestión y la digitalización financiera
La calidad de la información financiera no depende solo de cómo se elabora la contabilidad, sino de cómo se gestionan los datos que la alimentan. Procesos manuales, información bancaria dispersa o falta de conciliación dificultan el control financiero y restan fiabilidad a documentos clave como las cuentas anuales y la memoria contable.
GS Gestión desarrolla soluciones orientadas a digitalizar y estructurar los procesos financieros, con especial foco en la tesorería, la conciliación bancaria y la comunicación banco-empresa. Este enfoque permite a los equipos financieros trabajar con información más ordenada, actualizada y trazable.
La digitalización financiera aporta beneficios claros en el día a día:
📌 Centralización de la información bancaria
📌 Automatización de movimientos y saldos
📌 Conciliación más ágil y fiable
📌 Mayor visibilidad de la posición de tesorería
📌 Reducción de errores manuales
Al mejorar el control y la fiabilidad de los datos financieros, se facilita también la elaboración de información contable más consistente y coherente, reforzando la calidad del análisis y la toma de decisiones.
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