Los gastos suplidos son un concepto habitual en la operativa diaria de muchos departamentos administrativos y contables, pero también son una de las áreas donde se cometen más errores. Identificarlos correctamente es esencial para facturar bien, evitar problemas en una inspección y mantener una contabilidad rigurosa.
Para responsables financieros, administrativos o contables, comprender cuándo un gasto puede considerarse suplido y cómo debe gestionarse afecta directamente a la correcta elaboración de facturas, al tratamiento del IVA y al control de documentos justificativos. Una mala interpretación puede generar incidencias fiscales, confusión con el cliente o incluso obligaciones tributarias indebidas.
En este artículo veremos de forma clara y práctica qué son los gastos suplidos, cómo funcionan, cómo deben registrarse y qué diferencias presentan frente a otros tipos de gastos habituales en las empresas.
Qué son los gastos suplidos
Los gastos suplidos son aquellos importes que una empresa o un profesional paga en nombre y por cuenta de su cliente, actuando únicamente como intermediario.
No son un gasto propio de la empresa que presta el servicio, sino un desembolso que realiza de forma provisional para facilitar un trámite o gestión, y que posteriormente recupera del cliente sin aplicar margen ni IVA.
La clave es que, a efectos fiscales y contables, el gasto no pertenece a la empresa que lo adelanta.
El proveedor original emite la factura directamente a nombre del cliente, y la empresa que realiza el pago solo está adelantando el importe para agilizar el proceso.
Por tanto, un gasto suplido:
🔹 No forma parte del precio del servicio
🔹 No constituye un ingreso para quien lo adelanta
🔹 No se incluye en la base imponible de la factura
🔹 Se reembolsa exactamente por el mismo importe desembolsado
Es importante no confundir los gastos suplidos con otros conceptos como los gastos refacturables o los gastos repercutidos, ya que su tratamiento fiscal y contable es completamente diferente (algo que veremos más adelante en su apartado correspondiente).
Requisitos para que un gasto pueda considerarse suplido
Para que un gasto sea considerado suplido a efectos fiscales y contables, debe cumplir una serie de condiciones muy específicas. Si no se cumplen, el gasto deja de ser suplido y pasa a tratarse como un gasto refacturable o repercutido, con implicaciones distintas en IVA y contabilidad.
Estos son los requisitos que deben cumplirse de manera simultánea:
🔹 Preferentemente, la factura del proveedor original debe emitirse a nombre del cliente final (es la opción más segura y la que evita cualquier discusión en inspección). No obstante, la Dirección General de Tributos y el Tribunal Supremo admiten que también puede considerarse suplido cuando la factura está a nombre del intermediario, siempre que quede perfectamente acreditado que se actúa por cuenta del cliente.
🔹 La empresa actúa solo como intermediaria: No existe prestación propia ni margen añadido: simplemente se adelanta el importe temporalmente.
🔹 Debe existir autorización del cliente, preferentemente por escrito (contrato, email, encargo firmado, etc.). La autorización exclusivamente verbal no suele ser aceptada en inspección.
🔹 El reembolso debe realizarse por el mismo importe: La empresa que adelanta el dinero no puede incrementar el importe ni añadir comisiones, ya que no es un servicio propio.
🔹 El gasto debe estar adecuadamente justificado: Es necesario contar con el documento original emitido por el proveedor (factura, ticket, tasa, etc.), que se entregará al cliente.
🔹 No debe registrarse como gasto de la empresa: Contablemente, el suplido no se considera un gasto propio, sino un importe pendiente de cobro al cliente.
Si alguno de estos requisitos no se cumple, el gasto no puede tratarse como suplido y se aplicará el régimen correspondiente a un gasto repercutido (incluyendo IVA y registro contable distinto).
Cómo funcionan los gastos suplidos en la práctica
En el día a día, los gastos suplidos aparecen cuando una empresa necesita adelantar un importe para realizar un trámite, gestión o servicio en nombre de su cliente. Aunque la empresa realice el pago, no está adquiriendo el servicio: simplemente facilita la operación actuando como intermediaria.
Así es como funcionan de forma práctica:
✦ La empresa adelanta el importe por cuenta del cliente: Se paga un gasto necesario para la prestación del servicio principal (por ejemplo, una tasa administrativa o un arancel).
✦ El proveedor emite la factura directamente al cliente: La factura original no va a nombre de la empresa que realiza el adelanto, sino del cliente final, que es el verdadero titular del gasto.
✦ El gasto no se incorpora a la base imponible: Al no ser un ingreso ni un servicio propio, el suplido se reintegra al mismo importe y no genera IVA.
✦ El importe se recupera exactamente tal cual: La empresa incluye el suplido en la factura, pero separado del resto de conceptos y sin aplicar recargos, márgenes ni impuestos.
✦ El cliente recibe el documento original del gasto: La empresa entrega al cliente la factura o justificante emitido por el proveedor, ya que forma parte de su contabilidad y no de la empresa intermediaria.
✦ Contablemente, se registra como un derecho de cobro: El suplido se contabiliza como un importe pendiente de reembolso por parte del cliente, no como un gasto propio.
Este funcionamiento es especialmente relevante en sectores como asesorías, despachos profesionales, consultorías, gestorías y servicios técnicos, donde es frecuente adelantar gastos vinculados a trámites de terceros.
Diferencias entre gastos suplidos y gastos reembolsables / refacturables
Aunque en la práctica suelen confundirse, los gastos suplidos y los gastos reembolsables o refacturables son conceptos completamente distintos. Su diferencia afecta al tratamiento del IVA, a la forma de facturación y al registro contable, por lo que es esencial distinguirlos correctamente.
Aquí están las diferencias clave:
Titularidad del gasto
Gasto suplido: el gasto pertenece al cliente.
Gasto reembolsable: el gasto pertenece a la empresa, aunque después se reembolse al cliente.
Factura original
Gasto suplido: la factura del proveedor va a nombre del cliente.
Gasto reembolsable: la factura del proveedor va a nombre de la empresa, porque ella es quien contrata y recibe el servicio.
IVA
Gasto suplido: no lleva IVA en la refacturación, porque la empresa no está prestando un servicio.
Gasto reembolsable: sí lleva IVA, porque forma parte del servicio o trabajo que se factura al cliente.
Margen o recargo
Gasto suplido: no puede llevar margen, recargo ni beneficio.
Gasto reembolsable: puede llevar recargo, ya que forma parte de un servicio propio.
Registro contable
Gasto suplido: se registra como un importe pendiente de cobro; no es un gasto propio.
Gasto reembolsable: se registra como gasto de la empresa y luego como ingreso al refacturarlo.
Ejemplos típicos
Gasto suplido: tasas administrativas pagadas en nombre del cliente.
Gasto reembolsable: gastos de desplazamiento, dietas o materiales adquiridos por la empresa para realizar un trabajo.
En resumen: Un gasto solo se considera suplido si cumple los requisitos legales y fiscales específicos. En caso de duda, a efectos prácticos, suele tratarse como gasto reembolsable para evitar errores en la facturación y en el IVA.
Cómo deben contabilizarse los gastos suplidos
El tratamiento contable de los gastos suplidos es uno de los puntos más relevantes, porque un error aquí puede generar desajustes, inspecciones o problemas en la conciliación.
A diferencia de los gastos propios, los suplidos no se registran como gastos de explotación ni forman parte del resultado de la empresa: son importes adelantados que deben recuperarse del cliente.
Así es como deben contabilizarse de forma correcta:
No se registran como gasto de la empresa
Un gasto suplido no incrementa los gastos de la empresa, porque no es un consumo propio ni un coste necesario para su actividad.
Se trata simplemente de un desembolso temporal que posteriormente será reembolsado.
En términos contables, la empresa no está soportando el gasto, solo lo adelanta.
Se registran como un derecho de cobro al cliente
Al realizar el pago en nombre del cliente, la empresa genera un crédito frente a ese cliente.
Normalmente se utiliza una cuenta transitoria o deudora específica para suplidos (por ejemplo, cuentas del subgrupo 55 o cuentas auxiliares creadas para este fin).
La clave es que el suplido se registre como:
◾Importe pendiente de recuperar del cliente
◾ No como gasto
◾ No como inmovilizado ni coste directo
El proveedor emite la factura directamente al cliente
La factura del suplido no se contabiliza como factura recibida por la empresa.
La empresa únicamente archiva el justificante para entregarlo al cliente, pero contablemente no forma parte de su contabilidad de compras.
En la factura al cliente, el suplido se muestra separado y sin IVA
Al emitir la factura al cliente:
◾ El suplido aparece en una línea diferenciada
◾ El importe debe ser exactamente el mismo que se ha adelantado
◾ No se integra en la base imponible del servicio
◾ No lleva IVA, porque la empresa no está prestando un servicio
Este tratamiento es clave para evitar errores en modelos de IVA y declaraciones.
Cuando el cliente paga, se salda la cuenta de suplido
Al recibir el reembolso del cliente, la empresa cancela el derecho de cobro registrado previamente.
Esto cierra el ciclo contable del suplido sin afectar a la cuenta de resultados.
Importante: documentar y justificar
Para que un suplido esté perfectamente soportado:
◾ Debe conservarse la factura original emitida al cliente
◾ Debe guardarse la autorización del cliente (expresa o contractual)
◾ Debe poder demostrarse que la empresa actuó como mera intermediaria
Este soporte documental es fundamental ante cualquier revisión contable o fiscal.
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Cómo deben incluirse los gastos suplidos en la factura
La forma de reflejar los gastos suplidos en la factura es uno de los aspectos más sensibles, ya que determina su tratamiento fiscal. Una incorrecta inclusión puede hacer que la Agencia Tributaria considere que no son suplidos reales, obligando a aplicar IVA y modificar la contabilidad. Por eso es esencial seguir los criterios establecidos.
Aquí se detalla cómo deben incluirse de manera 100% correcta:
Deben aparecer en una línea separada e identificada claramente
Los suplidos no pueden mezclarse con los servicios prestados ni con otros conceptos.
La factura debe mostrar una línea independiente, por ejemplo:
“Gasto suplido: Tasas administrativas pagadas en nombre del cliente — Importe exacto del justificante”
Esto permite dejar constancia de que no se trata de un servicio propio.
No forman parte de la base imponible
Al no ser un servicio prestado por la empresa, el suplido no se integra en la base imponible del IVA.
Se muestra fuera del cálculo total del IVA, exactamente por el importe adelantado.
No llevan IVA
Los gastos suplidos no deben llevar IVA, porque la empresa no está repercutiendo un servicio, sino recuperando un importe pagado en nombre del cliente.
Si se aplicara IVA por error:
◾ Se estaría incrementando artificialmente el precio al cliente
◾ Estaría generando una obligación tributaria que no corresponde
◾ Podría ocasionar ajustes o regularizaciones posteriores
Debe coincidir exactamente con el importe justificado
El importe incluido como suplido debe ser idéntico al que aparece en la factura del proveedor.
No se puede:
◾ Añadir margen
◾ Añadir comisiones
◾ Ajustar el importe
◾ Redondear
Un centavo de diferencia puede invalidar su consideración como suplido.
Se debe facilitar al cliente el justificante original
La empresa que adelanta el importe debe entregar al cliente:
◾ La factura original del proveedor
◾ El documento acreditativo del pago (si procede)
Esto es obligatorio para justificar que el gasto pertenece al cliente y no a la empresa.
Debe poder demostrarse la autorización del cliente
La factura debe formar parte de un proceso autorizado por el cliente.
La autorización puede constar en:
◾ Un contrato
◾ Un correo
◾ Una solicitud formal
◾ Un acuerdo previo relacionado con la prestación del servicio
Sin esta autorización, Hacienda podría considerar que se trata de un gasto refacturable.
En resumen: La factura debe reflejar el suplido como un importe independiente, sin IVA, sin margen y perfectamente justificado. Este es el único tratamiento fiscalmente válido.
Ejemplos reales de gastos suplidos
Para entender con claridad cuándo un gasto puede considerarse suplido, es útil revisar ejemplos reales que cumplen todos los requisitos legales y fiscales. Estos casos son habituales en sectores como asesorías, consultorías, gestorías y despachos profesionales.
Pago de tasas administrativas en nombre del cliente
Un despacho presenta un trámite ante una administración pública y debe abonar una tasa obligatoria.
✧ La tasa está emitida a nombre del cliente
✧ El despacho solo adelanta el importe
✧ Se incorpora en la factura como suplido, sin IVA
✧ El importe coincidente se reembolsa al despacho
Este es el caso más habitual y uno de los más claros.
Aranceles notariales abonados en representación del cliente
Una asesoría acompaña a un cliente en la firma de una escritura y adelanta los honorarios notariales.
✧ La factura del notario está emitida al cliente
✧ La asesoría actúa como intermediaria
✧ El cliente recibe la factura original del notario
✧ La asesoría recupera exactamente el importe pagado
En este caso, el suplido es plenamente válido.
Honorarios de un tercero pagados por adelantado
Una consultora contrata a un perito o técnico para realizar un servicio que depende del proyecto del cliente, y paga por adelantado en su nombre.
✧ El proveedor emite la factura directamente al cliente
✧ La consultora únicamente adelanta el pago
✧ El gasto no se registra como gasto propio
✧ Se recupera como suplido en la factura final
Si la factura estuviera a nombre de la consultora, ya no sería suplido, sino gasto reembolsable.
Gastos judiciales o registrales adelantados
Un abogado abona tasas judiciales o costes del Registro de la Propiedad en nombre del cliente.
✧ Son gastos necesarios, no margen profesional
✧ La factura o justificante se expide al cliente
✧ Se incluye como suplido sin IVA
✧ El cliente recibe el justificante original
Este caso también encaja perfectamente en la definición legal de suplido.
En todos estos ejemplos, la clave es siempre la misma:
◆ El gasto pertenece al cliente
◆ La empresa actúa solo como intermediaria
◆ No se añade margen, ni comisión
◆ No se aplica IVA
◆ Se justifica con el documento original
Errores comunes al gestionar gastos suplidos
Los gastos suplidos suelen generar confusión en la operativa diaria porque su tratamiento fiscal y contable es muy específico. Un error en su identificación puede provocar ajustes de IVA, reclamaciones de clientes o problemas en inspecciones.
Estos son los fallos más habituales que deben evitarse:
Considerar como suplido un gasto que realmente pertenece a la empresa
Este es el error más frecuente.
Si la factura del proveedor está a nombre de la empresa y no del cliente, el gasto no es suplido, aunque exista intención de repercutirlo.
⚠️ En este caso es un gasto reembolsable, sujeto a IVA y con registro contable distinto.
Incluir el suplido dentro de la base imponible por error
A veces, por automatismos en el programa de facturación, el suplido se integra dentro del precio del servicio.
⚠️ Esto obliga a aplicar IVA, aunque no corresponda.
⚠️ Además, puede invalidar su consideración como suplido ante Hacienda.
El suplido siempre debe ir fuera de la base imponible y en una línea independiente.
Añadir margen, comisión o recargo
Un suplido debe reintegrarse exactamente por el importe adelantado.
Si se incrementa el importe, automáticamente deja de ser suplido.
⚠️ Su repercusión se convertiría en ingreso sujeto a IVA.
No conservar o no entregar al cliente el justificante original
Para que un gasto sea suplido, debe existir el documento original a nombre del cliente.
⚠️ Sin justificante, Hacienda puede rechazar su consideración como suplido.
⚠️ Entregar solo una fotocopia puede no ser suficiente en algunos casos.
La empresa debe custodiar y entregar el original al cliente.
No contar con autorización del cliente
La empresa debe poder acreditar que el cliente ha autorizado el adelanto del importe.
⚠️ Sin autorización, el gasto puede considerarse un coste propio y no un suplido.
⚠️ Esto puede obligar a rectificar facturas y declaraciones de IVA.
La autorización puede constar en contrato, correo o acuerdo formal.
Registrar el suplido como gasto propio en la contabilidad
Contabilizar un suplido como gasto tiene dos consecuencias:
⚠️ Distorsiona el resultado de la empresa
⚠️ Genera un gasto que no corresponde fiscalmente
Debe registrarse como importe pendiente de cobro, nunca como gasto.
Tratar como suplido un gasto cuyo proveedor no es tercero sino la propia empresa
Por ejemplo, si una empresa presta un servicio y compra materiales que utiliza ella misma.
⚠️ No es suplido, aunque luego se repercuta el coste.
⚠️ Es un gasto reembolsable, con IVA e ingreso correspondiente.
No diferenciar entre gasto suplido y gasto refacturable
Esta confusión provoca errores de IVA y facturación.
⚠️ El criterio fundamental: titular de la factura = cliente
⚠️ Si la factura no está a nombre del cliente, nunca puede ser suplido.
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Preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos
Las dudas sobre los gastos suplidos suelen repetirse porque su tratamiento fiscal es muy específico y, además, se confunden con frecuencia con otros tipos de gastos. Estas preguntas y respuestas están redactadas de forma rigurosa, clara y alineada con los criterios de la Agencia Tributaria.
¿Los gastos suplidos llevan IVA?
No.
Los suplidos no llevan IVA porque la empresa no está prestando un servicio ni realizando una entrega de bienes.
Solo recupera un importe pagado en nombre del cliente, sin margen ni beneficio.
¿Un gasto puede considerarse suplido si la factura está a nombre de la empresa?
No.
Si la factura del proveedor está emitida a nombre de la empresa, el gasto no es suplido.
En ese caso se trata de un gasto reembolsable, cuyo tratamiento es:
- Se registra como gasto propio
- Se refactura al cliente
- Se aplica IVA
¿Se puede considerar suplido un gasto si el cliente no lo ha autorizado?
No.
Sin autorización expresa o implícita del cliente, el gasto no puede considerarse suplido.
La autorización debe poder justificarse mediante:
- Contrato
- Correo
- Encargo formal
- Acuerdo documentado
¿Un autónomo puede gestionar gastos suplidos?
Sí.
Los autónomos pueden utilizar suplidos siempre que cumplan los requisitos legales:
- La factura debe estar a nombre del cliente
- No puede añadirse margen
- Se debe entregar el justificante original
- No se incluye en la base imponible de la factura
Es habitual en gestores, consultores, abogados y profesionales que tramitan documentos por cuenta del cliente.
¿Qué ocurre si se repercute un suplido aplicando IVA por error?
Si se aplica IVA por error:
- La empresa está creando una obligación tributaria que no le corresponde
- Puede ser necesario emitir una factura rectificativa
- El cliente puede deducirse incorrectamente un IVA que no procede
- Se corre el riesgo de que la Administración considere que no era un suplido
Es uno de los errores más delicados.
¿El gasto suplido debe aparecer siempre en la factura del cliente?
Sí.
El suplido debe aparecer:
- En una línea independiente
- Fuera de la base imponible
- Sin IVA
- Con el importe exacto del justificante
De no hacerlo, se puede interpretar como un gasto propio reembolsado.
¿Los suplidos pueden generar beneficio o margen?
No.
Los suplidos no pueden generar beneficio porque:
- No son ingresos
- No forman parte del servicio
- La empresa actúa solo como intermediaria
Cualquier recargo convierte el suplido en un ingreso sujeto a IVA.
¿Qué pasa si la empresa adelanta un gasto pero la factura no llega hasta semanas después?
Puede considerarse suplido siempre que:
- El gasto esté claramente asociado al cliente
- La autorización exista
- La factura final se emita a nombre del cliente
- Se mantenga la trazabilidad del pago
Lo relevante es la titularidad del gasto, no la fecha exacta de recepción del justificante.